Vu l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat qui remplace l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat
Vu l’avis du Conseil Scientifique du 24 mars 2011 prescrivant le dépôt électronique des thèses
Vu le vote du Conseil d’Administration du 6 octobre 2011 validant le dépôt électronique des thèses à l’Université de Bretagne Occidentale et adoptant la Charte de dépôt et diffusion électronique des thèses
Vu le vote de la Commission Recherche du 11 octobre 2016
Vu le vote du Conseil d’Administration du 22 novembre 2016 approuvant les modifications apportées à la charte
Cette charte précise les modalités de dépôt électronique et de diffusion sur le réseau Internet des thèses soutenues à l’Université de Bretagne Occidentale, ainsi que les engagements respectifs du doctorant, dénommé « l’auteur » dans la présente charte, et de l’Université. Elle concerne tous les doctorants régulièrement inscrits à l’Université de Bretagne Occidentale.
Article 1 : Le dépôt de la thèse sous forme électronique est obligatoire à l’UBO depuis le 1er janvier 2012, sans effet rétroactif pour les thèses soutenues avant cette date. La version électronique constitue la version de référence. Le dépôt a lieu dans le mois qui précède la soutenance.
Article 2 : La version électronique de la thèse est envoyée par l’auteur par messagerie électronique au secrétariat du Service Commun de Documentation (SCD) à l’adresse depot.these@univ-brest.fr. Le texte de la thèse doit être déposé dans un ou deux fichiers au format PDF. Si la thèse inclut d’autres types de documents (sonores, audiovisuels, multimédias, etc.), les fichiers numériques correspondants doivent également être déposés. La lisibilité des fichiers déposés sera vérifiée par l’établissement.
Tout dépôt non conforme sera rejeté. La soutenance est conditionnée par la délivrance au président du jury par le directeur du SCD d’une attestation de dépôt de la thèse.
Article 3 : Dans le fichier PDF de la thèse mentionné à l’article 2, l’auteur inclut en dernière page les titres en français et en anglais, des résumés en français et en anglais, ainsi que des propositions de mots-clés en français et en anglais.
Article 4 : Dans le cas où le jury a demandé l’introduction de corrections dans la thèse, l’auteur dispose d’un délai de trois mois pour faire viser les corrections apportées par son directeur de thèse et effectuer un second dépôt auprès du SCD selon les modalités énoncées à l’article 2. La conformité du dépôt conditionne la délivrance du diplôme.
Article 5 : L’auteur est et demeure totalement responsable du contenu de son œuvre (article L. 122-4, L. 335-2 et suivants du Code la propriété intellectuelle). Il doit s’assurer d’avoir toutes les autorisations de reproduction et de représentation des extraits d’œuvres, des images, des graphiques, des tableaux, des cartes ou de tout autre document dont il ne serait pas l’auteur. Les autorisations sont à demander aux auteurs ou aux éditeurs. Les courtes citations sont toutefois autorisées. L’auteur doit également respecter le droit à l’image, si la thèse inclut des illustrations (image, son, vidéo) mettant en scène des personnes.
Article 6 : Dans le cas où l’auteur n’a pas acquis les droits sur tous les documents contenus dans sa thèse, il s’engage à le signaler à l’Université et à déposer deux versions de sa thèse : la version intégrale pour conservation pérenne par le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur), ainsi que la version de diffusion expurgée des documents dont il n’est pas l’auteur et pour lesquels les droits n’ont pas été acquis. L’Université ne peut être tenue pour responsable de représentation illégale de documents pour lesquels l’auteur n’aurait pas signalé qu’il n’en avait pas acquis les droits.
Article 7 : La diffusion de la thèse électronique sur Internet est soumise à l’autorisation de l’auteur. Cette autorisation n’a pas de caractère exclusif et l’auteur conserve toutes les autres possibilités concomitantes de diffusion de son œuvre.
Article 8 : Afin de préserver la confidentialité de certaines de ses informations, l’auteur peut solliciter de l’Université de différer la diffusion de sa thèse.
Article 9 : Dans le cas où l’auteur n’autorise pas sa diffusion sur Internet, la thèse sera néanmoins diffusée, sauf cas de confidentialité, au sein de l’ensemble de la communauté universitaire.
Article 10 : L’auteur envoie l’autorisation de diffusion électronique au secrétariat du SCD en même temps que la version électronique de sa thèse, qui doit être identique aux exemplaires remis au jury.
Article 11 : L’auteur pourra retirer son autorisation de diffusion à tout moment par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au directeur du SCD de l’Université.
Article 12 : L’autorisation de diffusion de l’auteur ne contraint pas l’Université à diffuser ladite thèse en ligne. Seules les thèses n’ayant pas fait l’objet d’une déclaration de confidentialité par le président de l’Université pourront être diffusées.
Article 13 : Si la thèse est déclarée confidentielle par le président de l’Université, plusieurs cas de confidentialité peuvent se présenter.
– si la thèse contient des résultats pouvant être valorisés au titre de la propriété intellectuelle, la durée de la confidentialité sera conforme au temps nécessaire pour la préservation desdits résultats.
– Si la thèse contient des travaux qui font l’objet d’accords de secret entre partenaires sans limite de durée, seule la levée du secret par tous les partenaires permet de mettre fin à la confidentialité et donc de diffuser la thèse.
Article 14 : L’Université procède au dépôt de la version validée de la thèse électronique dans l’application nationale STAR (Signalement des Thèses électroniques, Archivage et Recherche) gérée par l’ABES (Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur). L’archivage pérenne de la thèse électronique est assuré par le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur). La version archivée est la version intégrale de la thèse, comprenant le cas échéant les œuvres protégées qui y sont incorporées. La version d’archivage pérenne ne fait l’objet d’aucune communication au public.
Article 15 : Sous réserve de l’accord de l’auteur et sauf cas de confidentialité, la thèse est mise en ligne par le SCD sur l’archive ouverte TEL (Thèses En Ligne) et les différents portails de HAL. Dans le cas où l’auteur dispose des droits de diffusion numérique pour l’ensemble des œuvres protégées qui y sont incorporées, la thèse est diffusée dans son intégralité. Dans le cas contraire, la thèse est diffusée dans la version expurgée par l’auteur de toutes les œuvres protégées pour lesquelles il ne dispose pas de tels droits.
Article 16 : L’Université ne retire aucun bénéfice financier de la diffusion de la thèse.
Article 17 : En cas de litige et à défaut d’un accord amiable, le contentieux sera porté devant le Tribunal administratif de Rennes.
Article 18 : Toute modification de la présente charte donne lieu à une nouvelle rédaction soumise au Conseil Académique et au Conseil d’Administration de l’Université.