En France, l’archivage numérique pérenne de la thèse est obligatoire conformément à l’Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.
De plus, la délivrance du diplôme de doctorat est conditionnée au dépôt de la thèse corrigée.
Avant ma soutenance
3 semaines avant ma soutenance, je dois envoyer par mail à depot.these@univ-brest.fr :
- mon autorisation de diffusion préremplie (Le président du jury remplira sa partie lors de ma soutenance). Ce document doit être dûment complété : tous les champs des parties « La thèse » et « l’auteur » doivent être remplis.
Besoin d’aide pour compléter l’autorisation de diffusion ? Je contacte les équipes de la BU. - mon manuscrit au format PDF contenant la page de garde et la page de résumés aux normes définies par le Collège Doctoral de Bretagne. Je dois envoyer mon manuscrit sous format PDF, 1 fichier par tome.
La conformité du manuscrit sera vérifiée par l’équipe de la BU.
Je respecte le modèle de couverture de thèse établi par le Collège Doctoral de Bretagne.
Normes à respecter :
- ne pas modifier la charte graphique.
- ne pas modifier le logo « Collège doctoral Bretagne », ni le logo « UBO ».
- si ma thèse est en co-tutelle, je dois ajouter le logo de l’établissement de co-tutelle au-dessous du logo UBO.
- j’ai la possibilité d’ajouter le logo de mon organisme de financement au-dessous du logo UBO.
- la spécialité indiquée doit être présente dans la liste des spécialités de mon école doctorale. Par exemple, pour l’Ecole Doctorale MathSTIC Bretagne Océane
- il y a des guillemets sur les modèles (entourant le nom prénom, titre, sous-titre, etc.), je dois les enlever.
- je peux supprimer l’item « Thèse No”.
- j’écris le titre et le sous-titre comme sur le modèle et non pas séparés par le symbole deux points “:”.
- tous les noms de famille (celui de l’auteur, des rapporteurs et des membres du jury) doivent être écrits en majuscules. La règle administrative veut que soit utilisé d’abord le nom patronymique, suivi éventuellement du nom d’usage, qu’il résulte du mariage ou de la filiation. Les deux noms sont indexés et interrogeables dans les catalogues et bases de signalement des thèses.
- les mentions « épouse », « époux » « dit » ou « née » ne doivent pas être utilisées.
- la ligne « rapporteurs avant soutenance » doit être au-dessous de la séparation couleur/blanc. (la ligne unité de recherche doit être au-dessus).
- les rapporteurs seront aussi à inscrire dans la composition du jury le cas échéant.
- Je respecte l’ordre d’écriture des rapporteurs/membres du jury, sous la forme : Prénom NOM (en majuscules) Fonction et établissement d’exercice.
- pour une meilleure lisibilité, il est préférable d’aligner tous les items.
- cette première page, comme le mentionnent les règles de pagination, n’est pas paginée mais est considérée comme la page
numéro 1. - si la thèse est constituée de plusieurs tomes, chaque tome devra comporter la même page de garde à l’exception de la mention du contenu du tome.
Exemple : « Tome 1 : Texte » et « Tome 2 : annexes »
Si ma thèse est en co-tutelle internationale, le modèle est légèrement différent : je contacte depot.these@univ-brest.fr.
La page de résumé devra correspondre au modèle fourni par mon école doctorale.
Si la thèse compte plusieurs tomes, chaque tome devra comporter la page de résumé en dernière page.
Les informations à mettre dans la page de résumé sont normées, j’évite autant que possible de modifier la disposition des items :
- ne pas modifier le logo « Collège doctoral Bretagne », ni le logo « UBO ».
- les résumés (en français et en anglais) sont limités chacun à 1700 caractères, espaces compris, et doivent tenir sur une seule page.
- je dois ajouter au maximum 6 mots-clés (séparés par des virgules).
- La numérotation commence toujours au recto (numéro impair) de la première page imprimée (page de titre) et se termine toujours à la dernière page imprimée, quel que soit le nombre de volumes.
- La numérotation doit être continue, annexes et illustrations comprises.
- La page de titre est comptabilisée, mais non numérotée.
- Une page de garde vierge peut précéder la page de titre et, dans ce cas, elle sera non numérotée mais comptabilisée.
- Les numéros doivent être en chiffres arabes et peuvent être placés dans l’en-tête ou en pied-de-page, centrés ou non.
Après ma soutenance
Lors de la soutenance, le président du jury remplira l’autorisation de diffusion et signalera si :
- la thèse est confidentielle
- il indique alors la date de fin de confidentialité.
- la thèse doit recevoir des modifications
- Dans le cas de modifications majeures, je dois déposer, en même temps que mon manuscrit final, le formulaire “imprimé de second dépôt” signé par mon directeur de thèse.
Ce document atteste que la version déposée est à jour des corrections demandées par le jury.
J’écris à depot.these@univ-brest.fr pour demander ce formulaire.
- Dans le cas de modifications majeures, je dois déposer, en même temps que mon manuscrit final, le formulaire “imprimé de second dépôt” signé par mon directeur de thèse.
Conformément à l’article 24 de l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat, si le jury a demandé des corrections, je dispose d’un délai de 3 mois pour déposer ma thèse corrigée. Il est vivement conseillé de déposer la thèse corrigée le plus tôt possible afin que l’équipe de la BU puisse traiter mon dossier dans les meilleurs délais.
Lors du dépôt final de ma thèse, je dois vérifier la bonne conformité du format de mon fichier pour l’archivage pérenne de ma thèse sur les serveurs du Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES).
Pour cela, je teste la validité de mon fichier sur l’application FACILE du CINES.
En téléchargeant mon fichier, et en cliquant sur « valider », l’application FACILE vérifie la conformité du fichier.
3 coches bleues signifient que le fichier est valide.
Une ou plusieurs croix rouge signifient que le fichier n’est pas valide.
Si le fichier n’est pas valide, je peux utiliser les outils de correction mis à disposition par le CINES (dans l’onglet « Correction PDF »).
Attention : si je corrige le fichier avec cet outil, il se peut que mon manuscrit en soit modifié : qualité des images diminuée, changement de police de texte. Je vérifie donc bien mon manuscrit suite à cette opération.
Si le dépôt final n’est pas effectué, mon diplôme ne me sera pas délivré lors de la cérémonie de remise de diplômes (article 19 de l’arrêté du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016).
Le service du dépôt des thèses me signalera les modifications à effectuer le cas échéant.
Mon dossier sera complet lorsque le service du dépôt des thèses aura reçu :
- le manuscrit final (1 ou plusieurs tomes) sous format PDF validé avec FACILE, à jour des corrections demandées par le jury et, le cas échéant, des corrections demandées par le service du dépôt des thèses.
- les résumés doivent être copiables (donc non cryptés).
- l’autorisation de diffusion dûment complétée et signée par le président de jury.
- l’imprimé de second dépôt si des corrections ont été demandées par le jury.
Le dossier sera transmis à la personne chargée du signalement et de la diffusion des thèses à l’UBO.
Je recevrai un mail m’informant du traitement effectif de ma thèse.
Si je constate une erreur, je la signale en envoyant un mail à l’adresse theses@univ-brest.fr